Aviso de Privacidad - PSC Incode

1. ¿Qué hace Incode PSC?

Incode PSC, con domicilio para oír y recibir notificaciones ubicado en Suite 205, oficina 11 y 13, 2do piso, Corporativo Neuchatel, Avenida Río San Joaquín 498, Colonia Ampliación Granada, 11529, Ciudad de México, México, será el Responsable del tratamiento de sus datos personales en los términos informados en el presente Aviso de Privacidad.

Incode PSC es un Prestador de Servicios de Certificación acreditado por la Secretaría de Economía (“SE”) que proporciona los servicios de emisión de sellos digitales de tiempo y constancias de conservación de mensajes de datos (“Servicios Acreditados”).

Los Servicios Acreditados se proporcionan a nuestros clientes que contratan cualquiera de nuestros Servicios Acreditados (“Clientes”) y Suscriptores que emplean nuestros Servicios Acreditados en las relaciones con Clientes (“Suscriptores”) (los anteriores, conjuntamente, “Usuarios”) a través de servicios web.

Puede encontrar más información sobre nosotros y los Servicios Acreditados aquí.

2. ¿Qué cubre este Aviso de Privacidad?

En este Aviso de Privacidad se le informa sobre las condiciones y generalidades del tratamiento al que estarán sujetos sus datos personales, incluyendo información referente a qué datos personales recabamos, cómo tratamos los datos personales recabados, los derechos que les asisten frente al tratamiento de sus datos personales y los mecanismos para ejercerlos, la información que compartimos a terceros y los medios para conocer cambios a este Aviso de Privacidad.

3. ¿Qué datos personales son sujetos a tratamiento Incode PSC y para qué finalidades los tratamos?

La información objeto del tratamiento depende del contexto de sus interacciones con Incode PSC y las elecciones que haga (incluida su configuración de privacidad), los productos y funciones que utilice. En cualquier caso, esta información que recopilamos contiene, en su conjunto, datos personales sobre usted (los Datos Personales), cuando así se le soliciten y sean necesarios para la prestación del Servicio Acreditado solicitado.

Los cuadros siguientes detallan las categorías de Datos Personales que recopilamos y cómo los compartimos:

A. Con motivo de la prestación de nuestros Servicios

A.1. Datos Personales de los representantes del Cliente

Si usted actúa como representante o en nombre del Cliente y es el solicitante de un Servicio Acreditado, con la finalidad de poder proveerle los Servicios que contrate, estarán sujetas a tratamiento las categorías de información que se indican a continuación:

Categoría de Datos Personales	Datos personales que recabamos
Identificación, contacto y credenciales de acceso	Nombre y apellido Correo electrónico Número de teléfono Identificadores únicos, como inicios de sesión de usuario y contraseñas
Información sobre su interacción o comunicación con nosotros	Datos relativos a las comunicaciones e interacciones con usted o información facilitada en procesos de encuestas o de calidad.
Información técnica del Dispositivo del Usuario	Información sobre el dispositivo empleado, navegador desde el que se accede al Servicio, análisis de los datos de navegación…(Más información en la sección “Información recopilada automáticamente”)

Incode no recaba ni da tratamiento a datos personales sensibles.

A.2. Información de Usuarios

Si es la persona física que realiza la firma por parte del Cliente o el propio Suscriptor y, por tanto, Usuario de los Servicios Acreditados por Incode PSC, tendrá que proporcionar los Datos Personales necesarios para acceder a los Servicios.

Este cuadro refleja las categorías de datos personales del Usuario que podemos procesar como Responsables

Categoría de Datos Personales	Datos personales que recopilamos
Datos demográficos y de residencia		Edad/fecha de nacimiento Dirección y código postal Nacionalidad y Género
Datos identificativos		Nombre y apellido, fotografía, domicilio, CURP, nacionalidad, género, códigos alfanuméricos de su identificación oficial y firma según figuren en su documento de identificación oficial,
Datos de contacto		Número celular y correo electrónico.
Información sobre su interacción o comunicación con nosotros		Datos relativos a las comunicaciones e interacciones con usted o información facilitada en procesos de encuestas o de calidad.

Incode no recaba ni da tratamiento a datos personales sensibles.

A.3. Datos Personales de Prospectos y Visitantes

Cuando visite nuestra Plataforma, nuestro Sitio Web, solicite información sobre nuestros Servicios o interactúe con nosotros, recabaremos sus datos de identificación, datos de contacto y datos sobre sus interacciones con Incode PSC para poder facilitarle la información necesaria sobre los Servicios y, en concreto, la relativa a la siguiente sección “Información recopilada automáticamente”

B. Información recopilada automáticamente

Con la finalidad de poder otorgarle un servicio adecuado, más personalizado y una mejor experiencia, recopilamos información automáticamente (a través de cookies y otras tecnologías de seguimiento) cuando utiliza o interactúa con Incode PSC, ya sea como Usuario o cuando visita nuestro Sitio Web.

El siguiente cuadro enumera las categorías de Datos Personales que recopilamos automáticamente, teniendo en cuenta que los mismos pueden ser configurados conforme se indica en la sección correspondiente (“Cookies y tecnologías de seguimiento similares”).

Categoría de Datos Personales		Ejemplos de datos personales que recopilamos
Datos e información técnica sobre el dispositivo/Datos IP	Dirección IP ID del dispositivo Servidor de dominio Tipo de dispositivo/sistema operativo/navegador utilizado para acceder a los Servicios
Web Analytics	Interacciones de la página web Página web/fuente de referencia a través de la cual accedió a los Servicios ID de solicitud no identificables Estadísticas asociadas a la interacción entre dispositivo o navegador y los Servicios
Datos de geolocalización	Información de ubicación basada en direcciones IP Datos GPS

4. ¿Para qué finalidades tratamos los Datos Personales?

Cuando actuamos como Responsable de los Datos Personales, podemos tratar estos para las siguientes finalidades:

A. Finalidades Primarias

Identificarle como Usuario, Solicitante o Representante de alguien que solicita o hace uso de los Servicios.
Verificar su identidad ante terceros y organismos públicos competentes, así como verificar la veracidad de su documento de identificación, únicamente para obtener una respuesta SÍ/NO (es decir, si usted está o no en la base de datos oficial).
Contactarle a través de diversos medios de comunicación electrónicos con respecto a la operación, uso y características de los Servicios.
Proporcionar, personalizar y mejorar los Servicios, incluyendo dar soporte y asistencia al uso del Servicio.
Creación y gestión de su cuenta de Usuario de los Servicios.
Cuando así esté legalmente permitido o se articulen los mecanismos correspondientes, para las pruebas, la investigación, el análisis interno y el desarrollo de este o nuevos productos.
Personalizar los Servicios, el contenido del sitio web y las comunicaciones en función de sus preferencias, incluidas las relativas a las cookies (por favor, consultar la sección correspondiente para más detalle).
Para asegurar la efectividad y seguridad del Servicio, llevar a cabo la necesaria protección contra el fraude.
Verificar y autenticar su identidad y cuentas de usuario (cuando sea relevante y aplicable).
Atender sus solicitudes de información, dudas y/o reclamaciones en relación con os Servicios.
Cumplir con nuestras obligaciones legales y judiciales aplicables.
Dar cumplimiento a requerimientos efectuados a Incode PSC por parte de las autoridades o cuerpos y fuerzas de seguridad del Estado según sea necesario.
Proteger los derechos, intereses, propiedad y/o la seguridad de usted, Incode PSC o cualquier otra parte involucrada en los Servicios.

Responder a la correspondencia y comunicaciones que recibamos de usted, contactarlo cuando sea necesario o se solicite.
Crear datos agregados, desidentificados o anonimizados a partir de sus Datos Personales que recopilamos, es decir, no incluirán ninguna característica que permita su identificación personal. Dichos datos agregados, no identificados o anonimizados, son compartidos con terceros para fines comerciales, incluido el análisis, la creación y la mejora de los Servicios y la promoción de nuestro negocio.

B. Finalidades Secundarias

Cuando corresponda y de acuerdo con sus preferencias, enviarle información sobre Incode PSC o de los Servicios incluyendo, pero no limitado a, correos electrónicos relacionados con marketing o ventas y otras comunicaciones para promocionar nuestros Servicios que creamos que le pueda interesar.

Si usted no desea que Incode PSC trate sus datos personales para alguna de las finalidades secundarias por favor envíe un correo electrónico a dataprotection@incode.com

5. ¿Cómo compartimos los Datos Personales?

Transferencias de sus datos personales

Podemos compartir sus Datos Personales a terceros Responsables, sin requerir su consentimiento, según se requiera en función de los Servicios, a los terceros informados en esta sección para dar cumplimiento a las finalidades informadas en el presente Aviso de Privacidad. En ningún caso se procederá a la venta de sus Datos Personales.

Transferencias mercantiles: sus datos personales pueden transferirse a un tercero si nos sometemos a una fusión, adquisición, entramos en proceso de quiebra u otra transacción en la que ese tercero asuma el control de nuestro negocio (en su totalidad o en parte).

A las partes intervinientes en los Servicios: cuando así lo requiera la naturaleza de la actividad y para poder dar trámite al Servicio, sus datos serán compartidos con la contraparte interviniente. Por ejemplo, cuando se trata de la firma de un documento por más de una parte, la evidencia y certificación de dicha firma será compartida con el resto de intervinientes.

A las Empresas del Grupo, incluyendo a nuestra matriz Incode Technologies, Inc.: para que éstas le puedan contactar, directa o indirectamente, para llevar a cabo actividades de promoción y/u ofrecimiento de productos y/o servicios que dichas empresas pueden comercializar y/o prestar de manera conjunta con Incode PSC o de manera independiente. Le informamos que las Empresas del Grupo operan bajo políticas de privacidad que cumplen con las disposiciones aplicables correspondientes.

Remisiones de sus datos personales

Además, podemos realizar remisiones de sus datos personales a terceros Encargados, proveedores de servicios que son partes independientes que nos ayudan a proporcionar los Servicios o realizar funciones comerciales en nuestro nombre. Estos terceros solo procesarán su información para los fines descritos en este Aviso de Privacidad y entre ellos se incluyen proveedores de hosting, tecnología, comunicaciones, soporte y análisis sobre el tráfico Web y uso de los Servicios. Estos proveedores nos ayudan ofreciendo servicios técnicos accesorios al Servicio, pero esenciales para el buen funcionamiento de los mismos.

6. Cookies y otras tecnologías de seguimiento similares

Incode PSC utiliza cookies y tecnologías similares, como etiquetas de píxeles, balizas web, GIF transparentes y JavaScript (colectivamente, “Cookies”) en los Servicios para permitir que nuestros servidores reconozcan su navegador web, nos digan cómo y cuándo visita y usa nuestros Servicios, analice tendencias, aprenda sobre nuestra base de usuarios y, principalmente, para permitir el óptimo desarrollo, operación y mejora de nuestros Servicios y Sitio Web. Las cookies son pequeños fragmentos de datos, generalmente archivos de texto, que se colocan en su computadora, tableta, teléfono o dispositivo similar cuando usa ese dispositivo para acceder a nuestros Servicios. También podemos complementar la información que recopilamos de usted con información recibida de terceros, incluidos terceros que han colocado sus propias cookies en su(s) dispositivo(s).

Nos asociamos con terceros para mostrar publicidad en nuestro Sitio Web.

Para obtener más información sobre los tipos de cookies y otras tecnologías de seguimiento similares que utilizamos, por qué y cómo puede controlarlas, consulte nuestro Aviso de cookies.

Para modificar sus preferencias sobre el tipo de Cookies y datos que tratan, por favor, revise la sección correspondiente en la Política de Cookies.

7. Seguridad de datos

Buscamos proteger sus Datos Personales del acceso, uso y divulgación no autorizados utilizando medidas de seguridad físicas, técnicas, organizacionales y administrativas apropiadas según el tipo de Datos Personales que manejamos y cómo los procesamos.

Sin perjuicio de lo anterior, también es crucial que usted, como usuario, proteja sus Datos Personales: seleccionando y protegiendo adecuadamente su contraseña y/u otro mecanismo de inicio de sesión; limitando el acceso a su computadora o dispositivo y navegador; cerrando la sesión después de que haya terminado de acceder a su cuenta, y; cualquier otra medida que ayude a conservar y preservar la seguridad de sus Datos Personales.

Aunque trabajamos para proteger la seguridad de su cuenta y otros datos que tenemos en nuestros registros, tenga en cuenta que ningún método de transmisión de datos a través de Internet o de almacenamiento de datos es completamente seguro.

Los siguientes son ejemplos de medidas de seguridad que utilizamos para salvaguardar sus Datos Personales:

Procedimientos para la identificación y clasificación de Datos Personales, e implementación de medidas de seguridad adecuadas a la sensibilidad de la información
Procedimientos de control de acceso diseñados para verificar una necesidad comercial antes de que se otorgue el acceso a los Datos Personales y procedimientos para la revisión periódica de los permisos de acceso
Procedimientos para la terminación del acceso a los Datos Personales diseñados para limitar el acceso cuando ya no existe una necesidad comercial de acceso
Controles de personal diseñados para reducir el riesgo de error humano, robo, fraude o mal uso de las instalaciones
Procedimientos físicos y ambientales diseñados para evitar el acceso por terceros no autorizados.

8. Retención de datos

Conservamos sus Datos Personales durante el tiempo que sea necesario para los fines para los que se recopilaron y de conformidad con las leyes y normativas aplicables. Por ejemplo, conservaremos sus Datos Personales durante el tiempo que tenga una cuenta abierta con nosotros o según sea necesario para brindarle nuestros Servicios.

En algunos casos, cuando tenemos una necesidad legítima continua de hacerlo (por ejemplo, para cumplir con nuestras obligaciones legales, fiscales o contables, resolver disputas o cobrar tarifas adeudadas), o cuando está permitido o requerido por la ley, norma o reglamento aplicable, puede que conservemos sus Datos Personales durante más tiempo.

Cuando no existe legitimación alguna para procesar sus Datos Personales, procederemos a eliminarlos o, si esto no es posible (por ejemplo, porque su información personal se ha almacenado en archivos de respaldo), almacenaremos de forma segura sus datos personales y aislarlos de cualquier procesamiento posterior hasta que sea posible eliminarlos. Del mismo modo, procederemos, cuando así esté legamente permitido y antes de eliminarlos, a anonimizar sus Datos Personales para emplearlos para los fines descritos más arriba.

Tratándose de los servicios de emisión de sellos digitales de tiempo y constancias de conservación de mensajes de datos, los datos generados como parte de la prestación de estos servicios serán conservados por Incode PSC por un periodo de diez (10) años de acuerdo con lo exigido por el Código de Comercio para asegurar que nuestros Clientes cuenten con el soporte necesario en caso de ser requeridos por la Autoridad Reguladora relacionada con la transacción respecto de la cual se hayan emitido cualquiera de los servicios mencionados. No obstante lo anterior, en caso de ser necesario para salvaguardar los intereses de Incode PSC y de nuestros Usuarios, el periodo anteriormente indicado podría ser extendido por plazos anuales.

Por lo que hace a los Servicios Acreditados, para aquellos procesos que por cuestiones relativas a nuestros Clientes no sean completados, con la finalidad de poder atender a cualquier reclamación o solicitud que pueda generarse y en defensa de los legítimos intereses de Incode PSC y sus Usuarios, la información relativa a dichos procesos será conservada por Incode PSC por un periodo de setenta y dos (72) meses contados a partir de la última interacción del usuario con los servicios prestados. Una vez trascurrido dicho plazo, la información será eliminada permanentemente de los repositorios de información de Incode PSC.

9. Datos personales de menores

No recopilamos ni solicitamos directamente Datos Personales de menores de 18 años; si es un niño menor de 18 años, no intente registrarse ni utilizar los Servicios ni enviarnos ningún dato personal. Si al tratar de utilizar los Servicios se advirtiese de que algún Usuario es menor de edad, dichos datos no serán procesados por Incode PSC o, en caso de obrar en manos de Incode PSC, se eliminará n información de manera inmediata. Si cree que un niño menor de 18 años puede habernos proporcionado datos personales, contáctenos en dataprotection@incode.com

10. Sus derechos de privacidad

Según la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares, usted tiene los siguientes derechos:

Acceso: puede solicitar información sobre los datos personales que tenemos sobre usted y solicitar una copia de dichos datos personales.
Rectificación: si cree que cualquier dato personal que tenemos sobre usted es incorrecto o está incompleto, puede solicitar que corrijamos o complementemos dichos datos.
Cancelación: puede solicitar la cancelación de sus datos personales cuando considere que se han cumplido las finalidades del tratamiento o bien, que sus datos personales no están siendo tratados de acuerdo con la normatividad vigente. Una vez concluido el período de bloqueo sus datos serán eliminados.
Oposición: Puede comunicarse con nosotros para informarnos que se opone al uso o divulgación posterior de sus Datos personales para fines específicos, como fines de marketing directo.
Revocación del consentimiento: igualmente podrá ejercer la revocación de consentimiento para aquellas finalidades cuya base legal sea su consentimiento.

Ejercicio de sus derechos

Usted o su representante legal podrá ejercer cualquiera de los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición (en lo sucesivo “Derechos ARCO”), revocar su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales y limitar el uso y divulgación de sus datos personales enviando un correo electrónico a dataprotection@incode.com donde se le atenderá en tiempo y forma.

Para ejercer los derechos descritos anteriormente, debe enviarnos una solicitud que (1) brinde suficiente información para permitirnos verificar que usted es la persona sobre la cual hemos recopilado información personal facilitando copia de una identificación oficial vigente, y (2) describa su solicitud con suficiente detalle para permitirnos comprenderla, evaluarla y responderla indicando el derecho(s) que desea ejercer y los datos respecto a los cuales ejerce alguno de los derechos aplicables

En caso de que la información proporcionada sea errónea o insuficiente, o bien, no se acompañen los documentos de acreditación correspondientes, Incode PSC, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud, podrá requerirle que aporte los elementos o documentos necesarios para dar trámite a la misma. Usted contará con diez (10) días hábiles para atender el requerimiento, contados a partir del día siguiente en que lo haya recibido. De no dar respuesta en dicho plazo, se tendrá por no presentada la solicitud correspondiente.

Incode PSC le comunicará la determinación adoptada, en un plazo máximo de veinte (20) días hábiles contados desde la fecha en que se recibió la solicitud, a efecto de que, si resulta procedente, haga efectiva la misma dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a que se comunique la respuesta. La respuesta se dará vía electrónica a la dirección de correo que usted especifique. En caso de ser requerido los plazos anteriores podrán ampliarse por un período igual.

11. Opciones y medios para limitar el uso o divulgación de sus datos personales

Usted podrá limitar el uso o divulgación de sus datos personales enviando su solicitud a la dirección dataprotection@incode.com Los requisitos para acreditar su identidad, así como el procedimiento para atender su solicitud se regirán por los mismos criterios señalados en el apartado anterior.

En caso de que su solicitud resulte procedente, Incode PSC registrará en el listado de exclusión propio de Incode PSC con el objeto de que usted deje de recibir nuestras promociones.

12. Base para el procesamiento de Datos Personales

Solo procesaremos sus Datos Personales si tenemos una base que permita hacerlo. La base de procesamiento en la que nos basamos depende de la naturaleza de la relación con usted, de los Datos Personales en cuestión y del contexto específico en el que los recopilamos. En general, nos basamos en las siguientes bases legales:

Necesidad contractual: Procesamos sus Datos Personales como una cuestión de “necesidad contractual”, lo que significa que necesitamos procesarlos para dar trámite y poder completar nuestros Servicios, por ejemplo, en el proceso de emisión de un sello digital de tiempo de conformidad con los requerimientos que establece la Secretaría de Economía a los Prestadores de Servicios de Certificación, así como los procesos señalados en la Declaración de Prácticas de la Autoridad de Sellos Digitales de Tiempo o, en su caso, de la Autoridad de Constancias de Conservación de Mensajes de Datos de Incode PSC. Cuando procesamos los Datos Personales debido a una necesidad contractual, el hecho de no proporcionar dichos datos resultará en la imposibilidad de Incode PSC para la prestación del Servicio.
Consentimiento: en algunos casos, procesamos Datos Personales en base al consentimiento que nos otorga expresamente en el momento en que recopilamos dichos datos. Cuando procesemos Datos Personales con base en su consentimiento, se le indicará expresamente en el momento de la recopilación.
Obligación legal: De vez en cuando, es posible que también necesitemos procesar Datos Personales para cumplir con una obligación legal, si es necesario para proteger sus intereses vitales o los de otros interesados, o si es necesario para una tarea realizada en el interés público.

13. Cambios al Aviso de Privacidad

Intentamos constantemente mejorar nuestros Servicios y asegurar el adecuado cumplimiento de la normativa aplicable, por lo que es posible que debamos cambiar este Aviso de Privacidad de vez en cuando. Cuando actualicemos nuestro Aviso de Privacidad, tomaremos las medidas adecuadas para notificarlo de acuerdo con la importancia de los cambios que realicemos.

En todo caso, cumpliremos con las garantías necesarias para cualquier cambio importante en el Aviso de Privacidad de conformidad con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares.

Puede ver cuándo se actualizó por última vez este Aviso de Privacidad al verificar la fecha de “última actualización” que se muestra en la parte superior de este Aviso de Privacidad.

14. Información de contacto

Si tiene alguna pregunta o comentario sobre este Aviso de Privacidad, las formas en que recopilamos y usamos sus Datos personales o sus opciones y derechos con respecto a dicha recopilación y uso, no dude en comunicarse con nosotros en:

Correo electrónico: dataprotection@incode.com
Dirección: Suite 205, oficina 11 y 13, 2do piso, Corporativo Neuchatel, Avenida Río San Joaquín 498, Colonia Ampliación Granada, 11529, Ciudad de México, México.